辦公一體機通常具備打印、復印、掃描、傳真等多種功能，但不同機型的功能組合有所不同。在挑選時，要根據辦公室的實際需求權衡功能組合。如果辦公室很少使用傳真功能，那么在選擇一體機時，就無需過于關注傳真功能的配置，可將重點放在打印、復印和掃描功能上，選擇在這些方面性能更優的機型，以節省成本。相反，如果辦公室經常需要收發傳真，如外貿公司與國外客戶溝通，那么具備高質量傳真功能的一體機就必不可少。同時，對于一些有特殊需求的辦公室，如需要將掃描的文件直接保存到共享文件夾或FTP服務器，就要選擇支持此類掃描功能的一體機。例如理光RICOHMC2001彩色數碼多功能一體機，具備豐富的掃描方式，包括掃描到文件夾、掃描到硬盤、掃描到URL、掃描到E-Mail等，可以根據不同的業務流程和網絡環境進行選擇廣告公司采購大尺寸一體機，滿足宣傳材料制作。東莞彩色一體機

共享辦公空間或多租戶辦公樓中，一體機與移動支付集成可實現打印收費。用戶掃碼打印，系統自動計算費用（按頁數和黑白/彩色計費），通過微信或支付寶支付后才輸出文件，避免“蹭打”。管理員可設置價格（如黑白0.1元/頁，彩色0.5元/頁）、優惠活動（如充值100送20），后臺自動統計收入和分成。部分機型支持會員系統，注冊用戶可保存打印記錄和偏好設置。對于需要對外提供打印服務的企業（如眾創空間），此功能能實現無人值守管理，增加收入的同時降低人工成本。珠海柯尼卡美能達550i一體機銷售的照片一體機，支持高質量照片打印與掃描。

北方冬季無暖氣的辦公室或倉庫，溫度可能低至5-10℃，一體機需能適應低溫環境。激光機在低溫下硒鼓充電效率下降，可能導致打印變淡；噴墨機墨水流動性差，噴頭易堵塞。支持低溫工作的機型（工作溫度下限5℃）有特殊設計，激光機硒鼓采用低溫適配材料，噴墨機有墨水預熱功能。測試方法：在10℃環境下連續打印30頁，打印機是一個非常重要的機器，觀察打印質量是否穩定。選擇時，查看產品參數中的工作溫度范圍，避免因低溫導致設備無法啟動或頻繁故障。

設備出現輕微故障時，自愈能力能減少停機時間。例如，卡紙后取出紙張，機能自動檢測并恢復打印；墨粉暫時供應不足時，啟動“應急打印”模式，優先完成當前任務；固件小錯誤可自動重啟修復。恢復出廠設置功能應保留用戶配置（如網絡設置、權限），避免重置后需重新配置。部分機型有“故障記憶”功能，記錄歷史故障及解決方法，再次出現時直接提示解決方案。對于技術支持薄弱的小型辦公室，此功能能降低對專業人員的依賴，快速恢復辦公，減少因故障造成的工作延誤。銷售的黑白一體機，適合以文檔處理為主的場景。

大型企業管理多臺一體機時，監控和診斷功能能降低維護成本。網絡管理軟件可實時監控每臺設備的狀態（在線/離線）、耗材余量、打印量、故障信息等，數據可視化呈現（如餅圖展示各部門打印占比）。遠程診斷功能允許技術人員通過網絡查看設備日志，定位故障原因（如“進紙傳感器故障”“固件版本過低”），部分小故障可遠程修復（如更新固件、重置參數），無需上門。告警功能可通過郵件或短信通知管理員“某設備墨粉不足”“發生卡紙”，及時處理。對于有10臺以上一體機的企業，此功能能明顯提升管理效率。短期項目租賃一體機，項目結束無需處理設備閑置。理光IMC3000一體機租賃平臺

一體機租賃可靈活調整租期，應對業務變化。東莞彩色一體機

掃描后的文件常需簡單編輯，一體機配套軟件的編輯功能很實用。基礎功能包括裁剪（去除多余邊緣）、旋轉（調整方向）、亮度/對比度調整（增強可讀性）；進階功能如合并多頁掃描文件為一個PDF、拆分PDF文件為單頁、添加頁碼和水印等。OCR識別后的可編輯文件（Word/Excel）應支持格式保留，表格線條、字體樣式與原掃描件一致，減少二次排版工作量。部分軟件支持批量編輯，同時處理多個掃描文件，提高效率。選擇時，試用編輯功能的操作流暢度，避免過于復雜或卡頓，確保普通員工能快速上手。東莞彩色一體機